업무메일 양식 및 기본 매너(실무자가 갖춰야 하는 기본기)

업무메일 양식? 업무메일 쓰는 법? 어렵지 않아요.

업무메일 작성하는 방법부터 실무자가 갖춰야 하는 기본 매너까지!

 

대행사 경력 12년 차가 되었지만, 아직도 긴장되고 종종 상당한 시간을 할애하는 업무 중 하나가 고객사와의 메일 커뮤니케이션입니다. 저는 사원 때부터 깐깐징어 대표님의 레이더망에 걸리지 않기 위해 선배들의 업무메일 양식을 그래도 따라 쓰며 배워왔는데, 팀장이 되고 팀원들의 업무메일 양식, 커뮤니케이션 방식을 보다 보면 이게 참 중요한 부분이었구나 생각 듭니다. 하지만, 회사에서 업무메일 양식이나 작성법을 가르쳐주는 경우는 드물어요. (모두 바쁘기 때문에...)

 

그래서 팀에 입사한 막내들이나 업무메일 양식이 잘 갖춰져 있지 않은 팀원들 대상으로 메일 발송 전에 초고를 검토해주고 보내게 하는 소소한 트레이닝을 하곤 합니다. 사람마다 작문 스타일이 있어서 그런지 익숙해지기 까지 최소 일주일에서 길게는 한 달까지도 걸리더라구요. (*한 달까지 가는 케이스는 대부분 컨펌 받지 않으면 불안해서 못 보내겠다는 어리광들입니다😅) 하지만, 기본기가 탄탄하면 비즈니스 매너가 잘 갖춰져 있다는 태가 나기 때문에 오늘은 제가 팀원들에게 전하는 업무메일 양식 작성법과 비즈니스 메일 기본 매너에 대해 몇 자 적어보려고 합니다.

 

업무메일 양식 작성하기 1) 인사말, 첫인사는 상대를 봐가며

일단 업무메일 양식의 가장 첫 단추는 인사말입니다. 저는 대행사 실무진 입장에서 설명 드려 볼게요. 우선, 메일을 보낼 사람의 직급을 파악해야 합니다. 받은 명함이 있거나 혹은 상대로부터 받은 메일이 있다면 메일 최하단에의 서명란을 통해 직급을 확인해주세요. 만약 직급을 알 수 없는 상황이라면 "~님"으로 칭해주시면 됩니다. 종종 예의를 갖춘다고 "ㅇㅇㅇ 담당님"이라고 언급하는 경우가 있는데, 회사에 따라 "담당"이라는 직급이 있을 수 있으므로 모를 경우 "~님"으로 통용하는 게 좋은 것 같습니다.

 

 

여기서 상대방의 이름은 친근감을 표시하겠다고 섣부르게 "석구 팀장님" 이라고 언급하는 것은 좋지 않은 매너입니다. 특히 직급이 높아질 수록 예의를 갖춰서 풀네임을 부르는 것이 좋습니다. 저는 업무 메일 커뮤니케이션을 할 때, 아래와 같은 경우가 아니라면 모두 풀네임으로 인사말을 작성합니다. 예외 상황은 이럴 때만요 ▼

 

 

비즈니스적으로 우호적인 관계에 있다면 가끔 클라이언트가 살가운 인사말을 건네오는 경우가 있습니다. 이럴 경우에는 마냥 격식을 갖추기 보다는 상대방의 인사에 동조/공감하는 어조로 인사말을 작성해주는 게 좋습니다. 

 

업무메일 쓰는법 2) 이후 답장 일정에 대한 명확한 스케줄 제시

앞서 예시 메일에서 "전일 전달 주셨던 기획안 확인하였으며, 진행 부탁 드립니다." 라는 요청이 있었죠. 상대방의 요청 건에 대한 회신을 할 때에는 단순히 "확인했습니다. 작업하여 전달 드리도록 하겠습니다"와 같이 의례적으로 답하기보다 이후 회신 일정에 대해 디테일하게 언급하는 것이 좋습니다. 예시 메일 처럼, "차주 화요일 오후 2시까지"와 같이 명확한 가이드를 제공하는 것이 좋고, 혹여 전달 일정이 촉박하거나 스케줄이 명확치 않을 경우에는 "차주 화요일 워킹타임 중" 등으로 표현하기도 합니다.

 

 

다른 예시로 상대방 측에서 "차주 미팅 가능 일정 확인 부탁 드립니다" 등 스케줄을 논의하는 메일을 보냈을 때에는 미팅 가능 일정을 2~3개 정도 후보로 추려서 회신을 하시는 것이 예의라고 생각합니다. 하나의 일정을 픽스해서 보내는 것은 '나는 이 때 밖에 되지 않으니 맞춰라'와 같은 잘못된 의도로 해석이 되거나 혹은 "저는 그날이 어려운데, 다른 일정은 안되시나요?' 등 후속 커뮤니케이션이 반복적으로 발생할 수 있기 때문입니다.

 

 

일정을 보낼 때에는 메일 본문에 "8월 캠페인 미팅은 6월 24일 오후 2시 또는 6월 25일 언제든 가능합니다"와 같이 풀어서 작성하기 보다, 스케줄을 명확하게 확인할 수 있도록 줄바꿈 후 글머리 기호를 달아 주는 것이 좋습니다. 이 부분은 스케줄 뿐만 아니라 업무 주요 내용을 전달할 때에도 마찬가지로 반영 가능하겠죠!

 

업무메일 쓰는법 3) 본문은 짧게, 핵심은 굵게 & 제목에도

업무메일을 작성할 때 반드시 고려해야 하는 사항이 있습니다. 내가 메일을 보내는 상대방은 하루에 몇십 통 넘는 메일을 받고 있다는 것입니다. 내가 바쁜 만큼 상대방도 눈코 뜰새 없이 바쁘기 때문에, 업무메일은 짧고, 굵게, 전달하고자 하는 핵심 중심으로 작성하는 것이 좋습니다.

 

예를 들어, 컨펌이 지연되고 있는 기획안이 있는 상황에 새로운 기획안을 전달해야 하는 상황이라고 가정해볼게요. 새롭게 보내는 기획안은 7일 이내에만 컨펌을 받으면 되고, 컨펌이 지연되고 있는 기획안은 오늘 반드시 컨펌을 받아야만 업무를 진행할 수 있습니다. 

 

 

주간 기획안에 대한 설명과 함께 오늘 중으로 반드시 컨펌 받아야 하는 기획안에 대한 리마인드도 잊지 않았지만, 하루 몇 십통의 메일을 받아 보며 정신 없이 일 하고 있는 담당자 입장에서는 7월 2주차 주간 업무 기획안인가보다, 하고 넘어갈 수 있는 부분입니다. 따라서, 중요한 포인트가 있는 이메일의 경우 아래와 같이 핵심 요지를 앞단에 배치해주시는 것이 좋습니다. 

 

 

메일 제목과 본문 가장 앞단에는 핵심 요지를 작성하는 것이 보다 원활한 커뮤니케이션을 이끌어 낼 수 있다는 점 참고해주세요! 그리고 추가로 이건 저의 개인적인 업무메일 작성 Tip인데요.

 

1) 저는 한 문단에 2문장을 넘어가지 않도록 업무 메일을 작성합니다. 여러 줄을 이어 작성하면 한 눈에 들어오지 않더라구요. 가급적 메일은 두 문단, 총 4문장 구조로 작성합니다. 간혹 메일이 길어지더라도 문단마다 2줄, 최대 3줄이 넘어가지 않도록 작성하는 편입니다.

 

2) 한 문단에 겹치는 단어는 사용하지 않습니다. 이를 테면 앞선 예시 메일에 "소셜 컨텐츠 플랜과 함께 요청 주셨던 인플루언서 30인과의 협업 플랜도 반영해두었습니다." 라고 작성되어 있죠. '플랜'이라는 단어가 중복되는데, 중복어 사용은 문장 길이를 늘일 수 밖에 없어서 "소셜 컨텐츠 및 인플루언서 협업 플랜 반영해두었습니다." 정도로 축약해 작성합니다. 같은 맥락에서 '피드백 = 의견', '일정 = 스케줄', '컨펌 = 확인' 등 같은 단어라도 표현을 다르게 바꿔가며 사용하기도 해요.

 

업무메일 양식 작성하기 4) 마무리, 맺음말 인사는 "감사합니다. / ㅇㅇㅇ 드림"으로 통일

앞선 예시 메일에 모두 공통적으로 포함되는 끝 인사말이 "감사합니다. / ㅇㅇㅇ 드림"입니다. 업무 메일을 작성할 때에는 서명처럼 반드시 따라 붙어야 하는 인사말입니다. 간혹 "이상입니다.", "고맙습니다." 등을 사용하는 경우가 있는데, 저는 개인적으로 추천하지 않습니다. 어원 상으로는 '고맙습니다'라는 인사말이 더 좋은 표현이기는 합니다만, '고맙습니다'라는 말을 '감사합니다' 대비 낮춘 말로 인식하는 경우들이 있어 인사말은 특별한 경우가 아니라면 '감사합니다'를 사용하시는 것이 좋습니다.